ミーティングや会議で、「どの程度の発言をすればいいのか」と悩んだことはありませんか？ 自分の意見を言いすぎると他の人の発言機会を奪ってしまうかもしれませんし、逆に発言しなさすぎると消極的に見られがちです。無理に意見を言っても意味があるのか、という疑問もあるでしょう。
そこで本記事では、「ミーティングでの適切な発言量」について深堀りして考えてみます。会社においては、多くの場面でミーティングが行われるため、このテーマは誰にとっても他人事ではありません。
ミーティングの目的を振り返る
適切な発言量を考えるうえでまず重要なのは、「そのミーティングの目的は何か」という点です。ミーティングの目的に沿って発言し、会議を進めるためにも、まずは目的をはっきりと理解しておきましょう。
Slackによると、ミーティングの目的は大きく以下の3つに分けられます。
現状を共有する
部署やチームの現状やタスクの進捗状況などは、定例会議の目的のひとつです。各担当者が現状を報告し合うことで、部署・チームなどの進捗状況などを把握しやすくなります。
意見を集約する
メンバーの意見を集約し、部署やチームとしての意思決定に役立てることも定例会議を開催する目的のひとつです。業務の合間にメンバー全員の意見を聞くのは容易ではないため、定例会議でメンバーの意見を吸い上げて集約する場にします。
意思決定を行う
リーダーや責任者が単独で意思決定を行うのではなく、チームの総意として意思決定を行うことも、定例会議の重要な目的と言えます。異なる立場での意見を聞き、議論したうえで意思決定を行うことで、参加者全員が納得できる結論に至りやすくなるからです。
以下では、これらの目的ごとに「どのような発言量が望ましいのか」を整理していきます。
1. 現状を共有する
ここでは、各チームや担当者の進捗状況を共有することがメインです。意見というより「報告・連絡」が中心になります。
- 報告担当者の場合 事前に決めておいた内容を的確に伝えられれば十分です。あらかじめ準備しておき、簡潔に報告しましょう。ここでは、個人的な見解を述べる必要はあまりありません。
- 報告担当者でない場合 新たな疑問や不明点がなければ、無理に発言をする必要はありません。ただし、ほかの報告内容で気になる点があれば遠慮せずに質問・確認をして、情報を正しく把握するようにしましょう。
適切な発言量のポイント
- 報告担当者は、準備した報告内容を簡潔に伝える
- 報告者以外は、必要があれば質問や確認のみでOK
2. 意見を集約する
このタイプのミーティングでは、メンバーから広く意見を吸い上げることが目的です。ここでは積極的に意見を述べることが求められます。
- 意見は遠慮せず言う コンサル業界で有名な「会議で発言しない人の価値はゼロ」という言葉がありますが、極端ではあるものの、この場では当てはまる部分もあります。的外れかもしれないと怖がらず、まずは発言してみることが大切です。慣れてくると、議論の流れに沿った発言もしやすくなります。
- メンバー全員の意見を引き出す ただし、自分だけが話しすぎると、他のメンバーが発言しづらくなります。意見を集約するのが目的である以上、特定の人だけが話し続けるのは望ましくありません。発言の少ないメンバーがいれば、あえて話を振ってあげるなど、みんなが発言できる雰囲気をつくりましょう。
適切な発言量のポイント
- 自分の意見を積極的に述べる
- 話しすぎに注意しながら、発言が少ない人をうまく巻き込む
3. 意思決定を行う
ここでは、チームとして最終的な方向性や結論を出すことが目的です。発言量の基本は「意見を集約する」場合と似ていますが、意思決定の段階では議論が白熱しやすいため、以下の点にも注意が必要です。
- 議論のマナーを守る相手の主張を最後まで聞かずに割り込んだり、一方的に自分の意見だけを通そうとしたりするのは避けましょう。わからない点があれば素直に質問し、議論が正しい方向へ進むよう心がけます。
適切な発言量のポイント
- 積極的に意見を出す
- 発言が少ないメンバーへの配慮も忘れない
- 議論のマナー（最後まで聞く・わからなければ質問する）を守る
結論
ミーティングにおける「適切な発言量」は、会議の目的によって変わります。さらに、同じ目的のミーティングでも、メンバーそれぞれの発言状況や進捗状況によって調整が必要です。こうした微妙なバランス調整に苦労することもあるかもしれませんが、社会人であればミーティングに参加する機会は多いはずです。場数を踏みながら、“ちょうど良い発言量”を自分のものにしていきましょう。
