ビジネスチャットで気をつけること4点【リモートワーク効率化】

はじめに

エンジニアとして働いていると、リモートワークの機会が多くあります。リモートワークとビジネスチャットは切り離せない関係にあり、リモートワークを円滑に進めるには、ビジネスチャットで適切にコミュニケーションを取ることが重要です。

本記事では、ビジネスチャットで気をつけるべき4つのポイントを解説します。SlackやTeamsなど、さまざまなツールがありますが、基本機能は共通しているため、どのツールでも活用できる内容です。

メッセージを送る際は、背景情報を添えることで、相手に意図が伝わりやすくなります。チャットでは対面に比べて、相手が意図を読み取るのが難しい場合があるためです。

例えば、単に「◯◯をしてください」と依頼するだけでは、重要性が伝わらず、相手が優先度を判断できないことがあります。そこで、「緊急で対応が必要です」と背景情報を加えれば、相手も他のタスクより優先して取り組むべきだと理解できます。

背景情報を添えることで、業務を円滑に進められるようになります。

チャットでも対面コミュニケーションでも、用件はできるだけ簡潔で分かりやすく伝えましょう。分かりにくいメッセージだと、相手は理解に時間がかかり、余計なやり取りが増える可能性があります。最悪の場合、誤解が生じてしまいます。

用件は「簡潔・明確・具体的」に伝えることを意識しましょう。

Slackなどのチャットツールでは、相手がメッセージを読んだかどうか分からないことがあります。返信が遅れると、送信者は「メッセージが届いていないのか」「忙しくて返信できないのか」と不安になります。

こうした状況を避けるため、すぐに返信できない場合でも「読んだこと」を伝えましょう。例えば、「確認中です」と一言添えたり、確認中のスタンプを押すだけでも、既読であることが伝わり、相手のストレスを軽減できます。

チャットでのやり取りが長くなる場合（例えば、Slackのスレッドが長くなるなど）は、ビデオ通話に切り替えることを検討しましょう。Slackなら「Huddle」機能を使えば、すぐに通話を開始できます。

メッセージだけでは伝わりにくい内容も、通話で直接話せばスムーズに解決できることが多いです。やり取りが長くなったと感じたら、チャットに固執せず、通話に切り替える柔軟さが重要です。

ビジネスチャットで円滑にコミュニケーションを取るための4つのポイントを紹介しました。

これらを意識することで、リモートワークでもスムーズなコミュニケーションが可能になります。ぜひ実践してみてください。